domingo, 5 de julio de 2009

INSTITUCIONALIZACIÓN DEL CAMBIO DE APLICACIONES

5.7.09

La institucionalización del cambio de aplicaciones y procesos comprende un conjunto de prácticas que aseguran que la implantación se consolide a lo largo del tiempo.
El enfoque de la institucionalización que proponemos en la Unidad HCM de Ibermática proviene de la familia metodológica CMM del SEI Carnegie Mellon University. Este planteamiento state-of-the-art recoge las mejores prácticas de la gestión del cambio, la calidad total y la gestión de personas.

Modelo de compromiso del uso de nuevas aplicaciones


El modelo expone que el compromiso de la organización hacia el cambio progresará a través de distintas fases. El esfuerzo requerido para mover a la organización a través de esos estadios debe construirse rápidamente antes de alcanzar la fase de pruebas. A partir de este punto, el esfuerzo requerido es mayor para conseguir la adopción y la institucionalización.
Contacto En esta fase se informa a los usuarios finales de la aplicación sobre el nuevo software. Conviene que los mensajes lleguen por distintos canales (redundancia).

Conciencia
En esta fase el usuario final adquiere conciencia de que la aplicación va a desplegarse en la organización. Se debe asegurar que todos los usuarios entienden el cambio potencial que supone este despliegue.

Entendimiento
Los usuarios necesitan entender las implicaciones que tiene la implantación de la nueva aplicación para que tomen la decisión de apoyarla o no.

Pruebas
Se realizan pruebas piloto en un entorno de riesgo limitado con grupos de usuarios. Debe asegurarse que los recursos y soporte están disponibles para que el piloto sea un éxito.

Adopción
Se facilita el uso de la aplicación en situaciones reales a través de recursos, soporte y apoyo del sponsor.

Institutionalization (Roll Out)
Si el proceso ha sido un éxito, la aplicación se incorporará a los procesos operativos de la organización. La consolidación se produce a partir de sucesivas iteraciones del modelo de compromiso.


Este modelo de compromiso exige desplegar una serie de prácticas para institucionalizar la aplicación implantada.
Gestión del compromiso: describe el conjunto de acciones planificadas que deben realizarse para asegurar que el uso de la nueva aplicación de gestión de proyectos perdure en el tiempo. Esta gestión obliga a:
  • mantener una política documentada para gestionar el compromiso
  • asignar roles con distinta responsabilidad para apoyar y asesorar sobre el uso de la nueva aplicación y procesos.
Comunicación, formación, recursos y soporte: constituyen lo que People CMM define como prácticas de “capacidad de ejecución” (Ability to perform):
  • Existen responsables que se aseguran de que los usuarios finales se involucran en el uso de la nueva aplicación.
  • Los usuarios y participantes del proyecto reciben la preparación necesaria para desempeñar sus funciones; adquieren competencias y reciben la información y orientación necesaria.
  • Se definen y documentan las prácticas y procedimientos para el uso de la aplicación y ejecución de los procesos.
  • Se aportan los recursos (apoyo, soporte) para el uso de la aplicación y ejecución de los procesos.
Siempre nos ha parecido que en los proyectos de implantación de aplicaciones donde el roll out implica formar a cientos o miles de usuarios, el eLearning puede ser un elemento clave para:
  • formar de manera masiva en poco tiempo
  • recoger la traza de los usuarios (medir)
  • permite que los usuarios aprendan haciendo, es decir, a través de la clonación de la aplicación que se despliega podemos trabajar con simulaciones
  • bajo determinadas condiciones, ser más eficientes en la gestión de la formación frente a la alternativa presencial
  • facilita enormemente la formación de nuevos usuarios cuando hay rotaciones
Existen variedad de herramientas que clonan aplicaciones, merecen destacar especialmente, las de última generación, tipo Assima.

Medición y análisis
  • Estado. Se realizan mediciones para determinar el estado del proceso de institucionalización.
  • Efecto. Las mediciones se realizan para determinar la efectividad de las actividades de institucionalización.
Verificación (Etapas para asegurar la conformidad con los establecido en las políticas y procedimientos)
  • Aseguramiento. Un rol con responsabilidad verifica que las actividades de institucionalización se realizan de acuerdo a las políticas, prácticas y procedimientos documentados.
  • Vigilancia. El responsable de proyecto periódicamente revisa las actividades, estado, y resultados para tomar decisiones al respecto.

Escrito por

Dirijo la Unidad Social Business y CRM de Ibermática y soy profesor de Universidad. Me interesan los siguientes topics: innovación, gestión de personas, social business y social CRM.

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